e-Teczki pracownicze

"Przenie? dokumentacj? pracownicz? do systemu IT."

Wirtualne przechowywanie akt pracowniczych w wersji cyfrowej to wygoda w codziennej pracy i wymierne oszcz?dno?ci na wielu p?aszczyznach

Mariusz L?cznar
Mariusz L?cznar
Kierownik Dzia?u Aplikacji Biznesowych
Darmowa konsultacja

1 stycznia 2019 r. w ?ycie wesz?y zmiany w Kodeksie Pracy. Zgodnie z nimi, pracodawcy (je?li chc?) mog? przej?? na system akt pracowniczych realizowany wy??cznie w formie elektronicznej.

Przechowywanie dokumentów pracowników w formie cyfrowej, szczególnie w przypadku du?ych firm wielooddzia?owych jest rozwi?zaniem, które pozwala na optymalizacj? pracy dzia?ów HR. Nowoczesny system stanowi udogodnienie dla pracodawcy ale i dla samych pracowników.

System elektronicznego przechowywania dokumentów pracowników spe?nia wszystkie wymogi wynikaj?ce z przepisów polskiego prawa. System zosta? opracowany w taki sposób, i? mo?liwe jest przechowywanie dokumentów wy??cznie w wersji elektronicznej, lub w sposób ??czony - w wersji papierowej oraz elektronicznej. W takiej sytuacji system stanowi dodatkowo aplikacj? wspomagaj?c? obs?ug? archiwum.

Dokumentacja pracownicza

Ka?da e-teczka jest dok?adnym odzwierciedleniem wersji tradycyjnej - papierowej akt pracowniczych. Dokumenty ka?dego pracownika sk?adaj? si? z 4 cz??ci:

  • Cz??? A - dokumenty zwi?zane z ubieganiem si? o zatrudnienie - m.in. dokumenty potwierdzaj?ce kwalifikacje zawodowe, ?wiadectwa ukończenia szkó?, orzeczenia lekarskie
  • Cz??? B - dokumenty zwi?zane z przebiegiem zatrudnienia - m.in. umowa o prac?, pisemne potwierdzenie pracownika z zapoznaniem si? z regulaminem, dokumenty zwi?zane z podnoszeniem kwalifikacji pracownika
  • Cz??? C - dokumenty zwi?zane z ustaniem zatrudnienia - m.in. dokumenty dotycz?ce wypowiedzenia lub rozwi?zania umowy o prac?, orzeczenia lekarskie wydane w zwi?zku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwi?zaniu stosunku pracy, kopia ?wiadectwa pracy wydawana pracownikowi
  • Cz??? D - dokumenty zwi?zane z ponoszeniem przez pracownika kar i odpowiedzialno?ci porz?dkowej lub odpowiedzialno?ci, któr? okre?laj? odr?bne przepisy, przewiduj?ce zatarcie kary po up?ywie okre?lonego czasu

Uporz?dkowanie dokumentacji pracowniczej

Dokumenty, które znajduj? si? w poszczególnych cz??ciach, powinny by? ponumerowane i przechowywane w porz?dku chronologicznym. Ponadto, ca?a dokumentacja daje przenie?? si? do innego systemu razem z ca?ym kompletem metadanych, dotycz?cych poszczególnych dokumentów. Ka?dy dokument ma przypisany zestaw metadanych, pod postaci? odr?bnego pliku XML. Musi on zawiera?:

  • Identyfikator dokumentu - unikatowy w ca?ym zbiorze, to on wyró?nia konkretny dokument od innych, które wchodz? w sk?ad przekazywanej dokumentacji
  • identyfikator dokumentacji, który jest identyfikatorem prowadzonych oddzielnie dla ka?dego z pracowników akt osobowych, do którego nale?y dokument
  • rodzaj dokumentu - jednoznacznie przypisany do jednej cz??ci akt osobowych pracownika dokument lub do jednego rodzaju dokumentacji, w kwestiach dotycz?cych stosunku pracy
  • data powstania dokumentu
  • data opatrzenia kopii cyfrowej piecz?ci? elektroniczn? pracodawcy lub podpisem elektronicznym - w przypadku, kiedy mamy do czynienia z wersj? cyfrow? papierowego dokumentu
  • numer PESEL pracownika, do którego dokumentacji pracowniczej zosta? do??czony dokument - lub rodzaj i numer innego dokumentu potwierdzaj?cego to?samo?? (w przypadku braku PESEL)
  • imi? i nazwisko pracownika
  • nazw? pracodawcy
  • dat? stworzenia uporz?dkowanego zbioru dokumentów, przeznaczonych do przekazania, w którym znajduje si? dokument

eTeczki - korzy?ci

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie wirtualnej, jest rozwi?zaniem, które pozytywnie wp?ywa na szereg aspektów:

  • Optymalizacja pracy dzia?ów HR – np. chronologizowanie dokumentów, przygotowywanie ich wykazu, archiwizacja
  • Wygodny i sprawny dost?p do informacji - szybkie wyszukiwanie i przegl?danie dokumentów
  • Obni?enie kosztów generowania dokumentacji oraz jej pó?niejszego przechowywania
  • Zmniejszenie ryzyka wyst?pienia b??du
  • Mo?liwo?? podpi?cia do systemu niekwalifikowanego podpisu wewn?trznego w firmie
  • Dost?p osób uprawnionych do dokumentacji z ka?dego miejsca i o ka?dym czasie – szczególnie przydatna funkcja przy firmach o du?ym zró?nicowaniu struktur i/lub wielooddzia?owych
  • Lepsza jako?? przechowywania – nawet po up?ywie kilku lat archiwizowane dokumenty pozostaj? w niezmienionej formie

Bezpieczeństwo

Proponowana przez nas aplikacja zapewnia najwy?szy stopień bezpieczeństwa i najwy?sze standardy przechowywania dokumentacji. Dost?p do nich maj? jedynie upowa?nione osoby, za? znajduj?ce si? w stystemie dane i dokumenty s? chronione przed nieautoryzowanym dost?pem zarówno z zewn?trz jak i z wn?trza organizacji.

Aplikacja jest w pe?ni zgodna z przepisami dotycz?cymi ochrony danych osobowych. Dost?p do zawarto?ci systemu maj? wy??cznie osoby wyznaczone, które pos?uguj? si? certyfikatem autentyczno?ci. Ka?dorazowa modyfikacja dokumentacji jest rejestrowana przez system. Pozwala to na zminimalizowanie ryzyka wyst?pienia b??du lub niezgodno?ci tre?ci, a w przypadku ich wyst?pienia mo?liwe jest szybkie odnalezienie przyczyny problemu.

Co mo?emy dla Ciebie zrobi??

×

Klienci o nas

环亚彩票 贵德县| 安国市| 桂阳县| 栾川县| 定兴县| 平阳县| 平安县| 将乐县| 石柱| 滨海县| 丁青县| 卓资县| 婺源县| 昭觉县| 勐海县| 温泉县| 麦盖提县| 墨竹工卡县| 贵阳市| 宁远县| 泰宁县| 和静县| 德江县| 衡阳市| 望江县| 壶关县| 北海市| 苏尼特右旗| 思南县| 遵化市| 南川市| 保德县| 南丹县| 昆明市| 木兰县| 衡山县| 云阳县| 若尔盖县| 犍为县| 台州市| 额尔古纳市|